Édition : pourquoi chaque maison d'édition devrait disposer de son propre patrimoine documentaire

Lorsqu'on évoque le patrimoine d'une maison d'édition, on pense immédiatement à son catalogue.

Ses auteurs.

Ses collections.

Ses ouvrages.

Ses droits d'exploitation.

Pourtant, un autre patrimoine existe.

Beaucoup plus discret.

Mais tout aussi précieux.

Son patrimoine documentaire.

 

Une maison d'édition ne conserve pas seulement des livres

Chaque ouvrage publié génère une quantité considérable de documents.

Le contrat d'édition.

Les avenants.

Les cessions de droits.

Les contrats de traduction.

Les contrats d'illustration.

Les devis.

Les BAT.

Les contrats d'impression.

Les factures.

Les justificatifs de paiement.

Les échanges avec les auteurs.

Les validations.

Les autorisations.

Pris isolément, chacun de ces documents paraît anodin.

Ensemble, ils racontent toute l'histoire d'un ouvrage.

 

Une mémoire qui se construit pendant des années

Contrairement à de nombreux secteurs d'activité, un livre peut vivre très longtemps.

Il peut être réimprimé.

Traduit.

Adapté.

Numérisé.

Réédité.

Exploité à l'étranger.

Chaque nouvelle exploitation génère de nouveaux documents.

Cette mémoire documentaire accompagne souvent l'œuvre pendant plusieurs décennies.

Elle devient un actif essentiel de la maison d'édition.

 

Pourtant, cette mémoire est souvent dispersée

Dans de nombreuses maisons d'édition, les documents sont répartis entre plusieurs espaces.

Le contrat est enregistré dans un dossier partagé.

Le BAT est conservé par le maquettiste.

Les échanges sont restés dans les messageries électroniques.

Les factures sont archivées dans le logiciel comptable.

Les contrats de traduction sont classés ailleurs.

Au fil du temps, retrouver une information devient plus difficile.

Cette dispersion représente un véritable risque.

 

Les documents ont autant de valeur que les œuvres

Une œuvre peut conserver toute sa valeur pendant plusieurs dizaines d'années.

Mais sans les documents qui en prouvent les droits d'exploitation, son utilisation peut rapidement devenir complexe.

Le contrat d'origine.

Les avenants.

Les cessions.

Les autorisations.

Les justificatifs.

Tous participent à la sécurisation juridique et économique du catalogue.

Préserver ces documents revient donc à préserver une partie du patrimoine de la maison d'édition.

 

La facture électronique est une formidable opportunité

La réforme de la facture électronique est souvent perçue comme une évolution purement administrative.

Nous pensons qu'elle constitue une occasion beaucoup plus importante.

Puisqu'un espace numérique devra désormais recevoir les factures électroniques, pourquoi ne pas l'utiliser pour organiser également l'ensemble des documents liés à la vie de la maison d'édition ?

Contrats.

BAT.

Illustrations.

Correspondances.

Justificatifs.

Factures.

Le patrimoine documentaire retrouve enfin un lieu unique.

 

Un patrimoine qui reste attaché à la maison d'édition

Une maison d'édition peut changer d'expert-comptable.

Changer d'imprimeur.

Changer de diffuseur.

Changer de distributeur.

Changer de collaborateurs.

Mais son patrimoine documentaire doit rester avec elle.

Il ne devrait jamais dépendre d'un logiciel, d'un ordinateur ou d'un prestataire.

Il appartient à la maison d'édition.

Il constitue sa mémoire.

 

La vision de My.Facturation

Chez My.Facturation, nous pensons que la facture électronique ne représente que la première étape d'une organisation documentaire beaucoup plus ambitieuse.

Notre vision est simple.

Chaque maison d'édition devrait disposer de son propre espace documentaire.

Un environnement capable de centraliser durablement :

• les contrats d'édition ;
• les cessions de droits ;
• les contrats de traduction ;
• les BAT ;
• les devis ;
• les factures électroniques ;
• les justificatifs ;
• les échanges importants.

Un espace qui accompagne la maison d'édition tout au long de son histoire, indépendamment des logiciels utilisés et des partenaires avec lesquels elle travaille.

 

Préparer l'avenir

L'intelligence artificielle, la recherche documentaire intelligente et les nouveaux outils collaboratifs transformeront progressivement les méthodes de travail des éditeurs.

Mais tous ces outils auront besoin d'une base solide.

Des documents correctement classés.

Structurés.

Sécurisés.

Facilement exploitables.

Constituer dès aujourd'hui un véritable patrimoine documentaire, c'est préparer les usages de demain.

 

En conclusion

Une maison d'édition ne protège pas uniquement ses œuvres.

Elle doit également protéger tous les documents qui permettent de les créer, de les exploiter et de les transmettre.

La facture électronique constitue une occasion unique de construire cette organisation documentaire.

Les maisons d'édition qui saisiront cette opportunité disposeront d'un patrimoine documentaire durable, structuré et prêt à accompagner les évolutions futures de leur métier.

 

L'avis de My.Facturation

Les livres racontent des histoires.

Les documents racontent l'histoire des livres.

Préserver cette mémoire documentaire, c'est protéger durablement le patrimoine de la maison d'édition.