Édition : comment mieux organiser les contrats, les droits et les factures ?

Une maison d'édition ne gère pas uniquement des livres.

Elle gère avant tout des relations.

Chaque ouvrage donne naissance à une multitude de documents qui accompagnent son cycle de vie.

Le contrat d'édition.

Les avenants.

Les cessions de droits.

Les contrats de traduction.

Les contrats d'illustration.

Les devis d'impression.

Les bons à tirer (BAT).

Les factures.

Les justificatifs de paiement.

Les échanges avec les auteurs et les prestataires.

Au fil des années, cette documentation devient considérable.

Pourtant, dans de nombreuses maisons d'édition, elle reste dispersée entre plusieurs dossiers, plusieurs ordinateurs, plusieurs messageries et parfois plusieurs collaborateurs.

 

Chaque ouvrage possède sa propre histoire

Lorsqu'un livre est publié, son exploitation ne s'arrête pas à sa sortie.

Il peut être réimprimé.

Traduit.

Adapté.

Faire l'objet d'une nouvelle édition.

Être cédé à un éditeur étranger.

Donner lieu à des droits dérivés.

À chacune de ces étapes viennent s'ajouter de nouveaux documents.

Pouvoir retrouver rapidement l'ensemble des pièces relatives à un même ouvrage devient alors essentiel.

Cette organisation facilite le travail quotidien, mais elle permet également de sécuriser les décisions prises plusieurs années auparavant.

 

Les contrats, les droits et les factures sont indissociables

Une facture d'illustration renvoie à un contrat.

Une facture d'impression correspond à un devis et à un BAT.

Une facture de traduction est liée à une cession de droits.

Une facture de correction complète un contrat de prestation.

Dans la pratique, ces documents ne devraient jamais être consultés séparément.

Ils racontent une même histoire.

Lorsqu'ils sont regroupés dans un environnement unique, les recherches deviennent plus rapides et les contrôles beaucoup plus simples.

 

Une meilleure organisation fait gagner un temps considérable

Combien de temps faut-il pour retrouver un contrat signé il y a huit ans ?

Retrouver la dernière version d'un BAT ?

Vérifier les conditions de rémunération d'un auteur ?

Comparer plusieurs devis d'impression ?

Retrouver les factures correspondant à une réimpression ?

Dans une petite maison d'édition, ces recherches mobilisent souvent plusieurs personnes.

Une organisation documentaire cohérente permet de retrouver l'information en quelques instants.

Ce temps gagné peut être consacré à des missions beaucoup plus utiles : accompagner les auteurs, développer le catalogue ou préparer les prochaines publications.

 

Une collaboration plus simple avec vos partenaires

Une maison d'édition travaille rarement seule.

Autour de chaque projet gravitent de nombreux intervenants.

Les auteurs.

Les illustrateurs.

Les traducteurs.

Les correcteurs.

Les imprimeurs.

Les diffuseurs.

Les distributeurs.

L'expert-comptable.

Pouvoir partager rapidement les bons documents avec la bonne personne constitue aujourd'hui un véritable enjeu de productivité.

Encore faut-il que ces documents soient correctement classés.

 

La facture électronique s'inscrit naturellement dans cette organisation

La réforme de la facture électronique ne vient pas bouleverser ce fonctionnement.

Elle s'intègre dans une organisation documentaire qui existe déjà.

Les factures électroniques ne remplaceront pas les contrats.

Ni les BAT.

Ni les cessions de droits.

Elles viendront simplement compléter un ensemble documentaire déjà très riche.

C'est pourquoi cette réforme constitue une excellente occasion de repenser l'organisation globale de la maison d'édition.

 

La vision de My.Facturation

Chez My.Facturation, nous pensons que les maisons d'édition ne devraient pas gérer uniquement leurs factures.

Elles devraient pouvoir retrouver, autour d'un même ouvrage ou d'un même partenaire, l'ensemble des documents qui racontent son histoire.

Contrats.

Avenants.

Factures.

BAT.

Devis.

Correspondances.

Notre ambition est de proposer un environnement documentaire unique, capable d'accompagner les éditeurs dans toutes les étapes de la vie de leurs publications.

La facture électronique devient alors une composante naturelle d'un ensemble beaucoup plus vaste.

 

En conclusion

La réussite d'une maison d'édition repose sur la qualité de ses œuvres, mais également sur la maîtrise de l'ensemble des documents qui les accompagnent.

Une organisation documentaire cohérente permet de gagner du temps, de sécuriser les relations avec les auteurs et les prestataires, et de faciliter le travail quotidien de toutes les équipes.

La facture électronique constitue une opportunité pour moderniser cette organisation, sans remettre en cause les méthodes de travail qui font la richesse du métier d'éditeur.

 

L'avis de My.Facturation

Une maison d'édition crée des livres.

Mais elle construit aussi, au fil des années, une mémoire documentaire d'une valeur considérable.

Mieux organiser cette mémoire, c'est protéger les œuvres, sécuriser les droits et faciliter le travail de tous ceux qui participent à leur création et à leur diffusion.