Comment préparer sa comptabilité grâce à un logiciel de facturation ?

Vos factures sont la matière première de votre comptabilité. Si elles sont propres, complètes et centralisées, la tenue comptable devient rapide et fiable. À l’inverse, si les données sont éparpillées, incomplètes ou en simple PDF, vous perdez du temps et vous multipliez les risques d’erreur (TVA, doublons, oublis). Cet article vous montre, pas à pas, comment préparer votre comptabilité en vous appuyant sur un outil de facturation adapté — et pourquoi MY.Facturation facilite cette passerelle.

Besoin d’aide pour choisir l’outil qui vous correspond ? Lisez Comparatif : quel logiciel de facturation choisir selon votre activité ?

Pourquoi « préparer sa comptabilité » via la facturation ?

La plupart des données dont votre cabinet a besoin naissent au moment de la vente (devis, facture, avoir) et de l’encaissement. En structurant ces informations dès la source, vous créez un flux continu vers la comptabilité : moins de ressaisies, moins d’ambiguïtés, plus de traçabilité.

Les bénéfices concrets

• Fiabilité : mentions obligatoires, taux de TVA et numérotation gérés par l’outil.
• Gain de temps : rapprochements paiements ↔ factures, relances automatiques, exports standards.
• Vision pilotage : statut des factures (envoyée, payée, en retard), encaissements, marge par client.

Pour les aspects réglementaires liés à la facture électronique, voir Facturation électronique : guide complet 2025-2027 et Facturation électronique 2026 : mentions obligatoires expliquées simplement.

Étape 1 — Paramétrer son outil de facturation pour la pré-compta

Avant d’émettre la moindre facture, prenez 30 minutes pour poser des règles de gestion qui prépareront votre comptabilité :

• Numérotation : une séquence annuelle (ex. 2026-0001) évite les trous et facilite les contrôles.
• Plan de TVA : taux normal/réduit, exonération, autoliquidation si vous sous-traitez, etc.
• Modes de règlement : virement, carte, espèces, acompte/solde, échéances.
• Libellés clairs : produits/services normalisés pour faciliter l’analyse et l’export.
• Mentions légales : SIREN, adresse, pénalités de retard, indemnité forfaitaire, etc.

Dans MY.Facturation, ces éléments sont centralisés et réutilisés automatiquement, ce qui réduit les oublis et alimente des exports comptables propres.

Étape 2 — Émettre des factures « comptables-ready »

L’objectif n’est pas seulement d’envoyer une facture au client, mais d’émettre un document structuré qui servira aussi à la comptabilité. Concrètement :

• Respecter les mentions obligatoires (conditions de règlement, TVA, numéro de facture, etc.).
• Renseigner l’analytique utile (projet, centre de coûts) si vous faites du suivi budgétaire.
• Joindre les pièces (BC, BL, devis signé) pour faciliter les contrôles ultérieurs.
• Prévoir les avoirs partiels en cas d’ajustement, pour garder une piste d’audit claire.

Plus vos factures sont « riches » d’informations, plus la tenue comptable est fluide. Avec MY.Facturation, les champs clés sont guidés et les incohérences signalées en amont.

Étape 3 — Suivre les encaissements et préparer le lettrage

La comptabilité a besoin de relier chaque règlement à une facture. Votre outil doit donc faciliter le lettrage (rapprochement). Bonnes pratiques :

• Activer les statuts par facture (envoyée, payée, en retard, partiellement réglée).
• Utiliser une référence de paiement unique pour accélérer le rapprochement bancaire.
• Gérer les acomptes et les soldes (une facture d’acompte + une facture de solde liées au même devis).
• Historiser les remises et avoirs pour assurer la cohérence TVA.

Dans MY.Facturation, vous visualisez immédiatement le statut d’encaissement et vous exportez un journal des règlements utile au cabinet.

Étape 4 — Centraliser pièces et commentaires au même endroit

Un bon outil de facturation–comptabilité ne sert pas qu’à créer des factures : il doit rassembler les pièces relatives à la vente et les notes internes (ex. « livraison le 10/09 », « remise commerciale 5 % »). À la clôture, tout est disponible sans échanges de mails interminables.

Étape 5 — Exporter pour la comptabilité sans ressaisies

La dernière brique pour préparer sa comptabilité est l’export standardisé (CSV, Excel, éventuellement FEC-ready selon les besoins du cabinet). Il doit contenir : références de facture, client, HT/TVA/TTC, mode de règlement, dates clés, analytique, statut. Plus l’export est complet, plus la tenue est rapide.

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Cas particuliers à anticiper côté facturation

Acomptes et factures de solde

Évitez les « factures fourre-tout ». Créez une facture d’acompte, puis une facture de solde en fin de mission, les deux reliées au devis d’origine. La TVA et le chiffre d’affaires seront correctement ventilés.

Avoirs partiels

Privilégiez l’avoir partiel au lieu d’annuler et de refaire : la piste d’audit reste claire, avec un impact fiscal maîtrisé.

Auto-facturation / plateformes

Si vos clients émettent eux-mêmes les factures (auto-facturation), assurez-vous que votre outil enregistre bien les pièces et les statuts correspondants. L’objectif reste le même : un export propre pour la comptabilité.

Facture électronique : un accélérateur pour la tenue

La facture électronique apporte des données structurées (montants, TVA, dates, lignes de produits) qui peuvent alimenter automatiquement la tenue. En vous outillant dès maintenant, vous réduisez les ressaisies et vous sécurisez vos obligations. Pour les champs obligatoires, consultez Facturation électronique 2026 : mentions obligatoires expliquées simplement.

Checklist « outil facturation → comptabilité »

• ✅ Paramètres de base : numérotation, TVA, mentions légales.
• ✅ Factures « riches » : libellés clairs, pièces jointes, analytique si besoin.
• ✅ Statuts & lettrage : paiements, acomptes/solde, avoirs.
• ✅ Centralisation : documents + commentaires au même endroit.
• ✅ Export complet et récurrent pour le cabinet.

Pourquoi choisir MY.Facturation pour préparer la compta

MY.Facturation structure vos données de vente, automatise les relances, historise les pièces et produit des exports propres pour le cabinet. Résultat : vous préparez la comptabilité au fil de l’eau au lieu d’empiler des documents à la dernière minute. Et vous restez prêt pour la facture électronique.

Gagnez du temps sur votre comptabilité dès maintenant avec MY.Facturation.