La réception de factures électroniques, un vrai gain… avec des pièges
Quand vous passez à la réception de factures électroniques, vous gagnez en rapidité et en automatisation. Mais attention : cette modernisation expose aussi à des erreurs comptables si les processus ne sont pas bien maîtrisés. Pour les TPE, micro-entrepreneurs ou indépendants qui utilisent une solution comme MY.Facturation, c’est l’occasion de sécuriser vos flux entrants. Dans cet article, nous abordons les principales erreurs liées à la réception de factures électroniques, et comment les éviter.
🧐 1. Ne pas vérifier que la facture est bien reçue dans un format conforme
Erreur : recevoir une facture mais dans un format non adapté
Recevoir un fichier PDF d’apparence correcte ne suffit plus pour être conforme. La réforme impose des formats structurés ou hybrides, pas uniquement un PDF imprimable. (cleartax.com)
Bonne pratique
- Assurez-vous que la facture reçue est en format Factur-X, XML, UBL ou CII. (bpifrance-creation.fr)
- Vérifiez que votre plateforme (ou votre logiciel comme MY.Facturation) est capable d’importer et traiter ces formats, et non uniquement des PDF « images ».
- Intégrez cette vérification dans vos contrôles internes avant comptabilisation.
✅ 2. Oublier de vérifier les mentions obligatoires et la qualité des données
Erreur : comptabiliser une facture incomplète ou avec des données erronées
Un SIREN mal indiqué, un numéro de TVA manquant, un montant HT/TTC erroné… autant d’erreurs qui fragilisent votre comptabilité. (altares.com)
Bonne pratique
- À réception, vérifiez la présence des mentions clés : numéro unique de facture, date, montant HT / TVA / TTC, numéro de TVA intracommunautaire, raison sociale correcte…
- Contrôlez la qualité de vos référentiels fournisseurs et clients : coordonnées exactes, SIRET/SIREN, TVA intracom. Des données obsolètes = facture susceptibles de générer des erreurs. (fluxym.com)
- Utilisez un logiciel comme MY.Facturation qui permet de visualiser les anomalies avant validation.
🔄 3. Automatiser l’import sans prévoir de contrôle manuel
Erreur : laisser le système intégrer tout seul la réception et la comptabilisation
C’est tentant, car la réception électronique promet « zéro papier, zéro saisie ». Mais un mauvais mapping de champ ou une valeur incorrecte peut générer un écrasement de données. (supervizor.com)
Bonne pratique
- Configurez un process d’importation automatique + une validation manuelle rapide (montants, référence commande, TVA, fournisseur).
- Dans MY.Facturation, activez des alertes pour montants inhabituels ou TVA non-cohérente.
- Archivez la facture reçue dans un espace sécurisé et tracez la date/heure de réception + traitement pour audit.
🧩 4. Ne pas aligner vos processus internes avec la réception électronique
Erreur : laisser la réception dans un silo « informatique » sans impliquer comptabilité/achats
La réception de facture électronique impacte plusieurs services : comptabilité, achats, trésorerie. Si personne n’est formé, les factures peuvent rester en attente ou être mal attribuées. (innoliance.fr)
Bonne pratique
- Sensibilisez vos équipes achats et comptabilité aux nouveaux formats et flux.
- Définissez un workflow clair : réception → vérification → comptabilisation → archivage.
- Utilisez un outil comme MY.Facturation qui permet de tracer les statuts de réception et d’intégration.
📆 5. Ignorer l’échéance de conformité liée à la réception
Erreur : penser que seul l’émetteur est concerné, alors que la réception l’est aussi
La réforme de la facture électronique impose non seulement l’émission, mais la réception pour toutes les entreprises facturées. (revuefrancaisedecomptabilite.fr)
Bonne pratique
- Assurez-vous que votre entreprise peut recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026 (et idéalement avant).
- Testez le flux avec vos principaux fournisseurs dès maintenant.
- Avec MY.Facturation, activez des tests de réception de différents formats pour valider vos réglages.
🛠 6. Ne pas rapprocher la facture électronique avec la bonne commande ou livraison
Erreur : comptabiliser sans rapprocher - ce qui crée des écarts de stocks, achats ou analytique
Même en réception électronique, la logique de rapprochement (facture ↔ bon de commande ↔ livraison) reste. Ignorer cette étape, c’est courir vers des écarts comptables futurs. (kerconseil.fr)
Bonne pratique
- Demandez à vos fournisseurs d’indiquer la référence de commande dans la facture.
- Utilisez MY.Facturation pour associer automatiquement les factures aux bons de commande/commandes d’achat.
- Paramétrez un contrôle d’écart autorisé (ex. 5 %) au-dessus duquel la facture est mise en attente.
📊 7. Penser que l’automatisation remplace la vigilance humaine
Erreur : croire que « tout va bien puisqu’on est numérique »
Même avec les meilleures solutions, les erreurs de TVA, les montants inversés, ou les fournisseurs frauduleux existent. (supervizor.com)
Bonne pratique
- Planifiez une revue mensuelle ou trimestrielle des flux entrants pour vérifier les anomalies.
- Formez vos équipes à identifier les signes d’erreur : montants improbables, fournisseur inconnu, absence de référence.
- Dans MY.Facturation, activez des rapports d’anomalie et des alertes automatisées.
❓FAQ – erreurs réception facture électronique & comptabilité
1. Une facture électronique reçue sans signature est-elle invalide ?
Non systématiquement. L’important est que la facture soit dans un format structuré conforme et que l’authenticité et l’intégrité du document soient garanties. La signature électronique peut être recommandée mais pas toujours obligatoire. (edicomgroup.fr)
2. Que faire si je reçois une facture électronique avec des montants erronés ?
Ne la comptabilisez pas. Demandez un document corrigé ou l’émission d’un avoir. Votre solution (ex. MY.Facturation) peut bloquer la comptabilisation automatique tant que la facture n’est pas validée.
3. Dois-je vérifier tous les formats entrants (Factur-X, XML, UBL…) ?
Oui. Chaque format peut introduire des différences. Votre plateforme doit pouvoir les traiter et vous permettre de voir ce qui a été importé. C’est un moyen de prévenir les erreurs de comptabilité liées à la réception de factures électroniques.
✅ Conclusion
La réception de factures électroniques offre un gain indéniable en efficacité — pour autant que vous évitiez les principaux écueils. Traitez la réception comme un processus à sécuriser : format, mentions, contrôle, rapprochement, et vigilance humaine. Avec MY.Facturation, vous disposez d’un outil adapté pour sécuriser vos flux, éviter les erreurs comptables et anticiper la réforme de manière sereine.
Testez MY.Facturation pour éviter les erreurs liées à la réception de factures électroniques.
